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微利时代,节约先行

来源:百优办公帮您省 时间:2008-09-25 17:11:50

    古人云“勿以恶小而为之,勿以善小而不为”,今人亦称“细节决定成败”,在这个高度竞争的时代,若要在激烈的逐鹿群雄中立于不败之地,唯有依靠管理,依靠细节处的胜出,方能在日益激烈的竞争环境中增加胜算。在一般经理人看来,本公司的办公用品的支出在本公司所有的经营成本里或许只是很微乎其微的,所以办公用品的采购理所当然地不被提上议事日程,结果不仅仅增加了本公司在办公用品方面的采购成本,同时也使放任了本公司员工的浪费习惯,将大手大脚视为当然,最终不利于整个团队的工作作风的改进和工作效率的提高。与此同时,也给整个社会的资源带来巨大的浪费,与当前所倡导的建立节约型社会的潮流相违背。所以牢记以“省”为核心的办公用品消费理念意义非常重大。

百优办公自成立以来就一直秉承“帮您省”服务宗旨,致力于节约型办公新模式的创新,并成立专门研发团队,进行办公用品市场的调研、分析和研究,并在此基础上,出具系统办公用品应用解决方案,为各界客户提供高效、合理的办公用品采购和管理的全面解决方案。

一、选择积极有效的采购模式
百优办公通过调查发现,绝大部分企业事业单位在办公用品的采购上都采用传统的采购模式,通常只是简单地发现临时需要什么,根据需要去办公用品超市或者便利店,坐在办公室里等供应商来找,求得供应商的临时供货。结果不仅浪费了很多的人力,而且由于信息不对称或者急着需要导致采购价格过高,结果造成很大的资金浪费,而且传统的采购方式还会带来诸多形式的采购黑洞和腐败行为,给采购成本控制带来很大的困难。
而合约化的协议供货是一种全新采购方式,在西方发达国家有比较长的历史。大宗标准化商品的采购者和供应商通过长期商业往来,形成了比较可靠的商业信用基础,采购者同意和供应商通过协议,达成长期供货合同,为此建立了此种采购方式。在供货合同中,规定了商品的品种、规格、数量、供货期限、付款方式、索赔等相关的条款。合约化的协议供货是建立在商业诚信的基础上,是商业成熟发展的必然结果。合约化的协议供货一般采用标准化的合同,交易双方都能得到很好的约束,而且合约条款可以重复实用,比较方便。
合约化的协议供货在控制采购成本的过程中具有独特的优势:
1、节约资金。相对于各个部门的零星采购而言,协议供货制是由企事业的中央单位或者行政部门将零星采购集中起来,形成一个比较大的采购数量,能够争取一个较大的谈判筹码。
2、减少供应商的销售成本。如果每一个客户需要产品都随机地给供应商下单,那么所有的供应商将疲于奔命,给供应商带来很大的物流成本供应商自然将之转嫁到商品的售价上去,这样一来,采购成本就会提高,而合约化的协议供货是在客户分析需求汇总后,通知供应商的,供应商可以有足够的时间统筹安排物流,节约是物流成本,这样能够降低零售价格。
3、合约化协议供货制以其规范的操作程序,使整个采购过程更加透明,更加规范,有利于相关部门的审计和核算。
4、合约化销售采取统一结算,比如按照周、月、季度结算的模式,给公司企业带来了现金流上的便利,提高了自有资金的使用效率。
总而言之,合约化的协议供货制是将采购效益与采购效率有机结合并找到最佳结合点的一种采购方式。
二、合理的办公用品使用预算和动态管理

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当办公用品采购回来,接下来要做的就是在本单位的各个部门之间进行合理的有效的分配,尽量避免有的部门办公用品富余过多,而有的部门短缺过多,这是办公用品使用管理过程中最为重要的一个环节之一,也是控制本单位办公用品实用成本最核心的关键,因为每个员工都有一种消费倾向,有富余就会多用一点,短缺了就会主动申购,这样无形中就缩短了采购周期。要实现在各个部门之间都有一个准确的预算,首先要做好以下工作:要针对各个部门以往使用办公用品的实际情况进行一个动态的评估,或增或减一定要结合本部门的实际情况,需要参考以下因素:
1、各部门员工的增减情况;
2、各部门的业务进展情况;
3、各部门是否有什么重大变迁;
4、各部门是否在本期要淘汰一部分办公用品或者办公设备;
5、各部门以往实用办公用品的年度月平均值。
评估和预算完毕,并不是就意味将所采购的办公用品悉数分发下去,由各自部门分别保管。最经济的做法就是集中保管,加强管理:
1、加强申领的需要流程管理,并不是说当期预算就一定要用完,这样以来才能更有效地控制实用过程中的浪费。
2、加强使用的过程管理,这要求管理人员进行甄别,有的办公用品可以更换其中一个部件就可重新使用,有的办公用品非耗品尽量以旧换新,有的需要重新发放,有的可以回收利用或者变卖,最好由管理人员在各个部门做个动态管理的表格,如实登记。
别看这些都是细节小事,殊不知,无以小溪,何以汇江海?

三、加强制度建设,规范化管理
办公用品使用规范化管理是提高办公室管理的关键一环。这一点恰恰是很多公司企业疏忽的,或者有的公司行政管理人员虽然从互联网上照搬了一些相应的管理制度,但是往往都没有与自己公司实际需要与实际管理流程相结合,因此,在执行到一定阶段时候就会自动夭折,再次陷入无序化管理的状态。
因而,办公用品预算、申购、入库、发放与领用、使用规范、回收等各个环节都需要有一套完整、科学的流程进行管理,而且要设置专门岗位,拟定具体岗位职责并纳入员工月度、季度、年度考核中。

四、争做节约先锋
节约办公,加强自我节约意识的培养是最为重要的,这儿就有这么一位时刻注重细节的节约型办公先锋:她,就是XXX办公室的于春梅。

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    作为秘书,于春梅平时就注意在各个办公细节上厉行节约。就拿节约办公室的通话费用来说吧,她对需要联系的电话号码都细心地作了区分,有短号的都用手机虚拟网来联系,尽量少用办公室的座机拨打电话,小小一个举动就巧妙地减少了办公室的话费开支。可贵的是,在于春梅的心里,节约不仅仅是为了“省钱”这么一个简单的概念,她认为节约更大的意义在于为国家节约资源。办公室工作,首当其冲的消耗就是纸张,节约用纸关系到我们整个国家的森林资源的保护。为了节约用纸,公司早在2002年就办起了OA信息平台,使日常通知、宣传稿件和刊物在内部实现了无纸化流通。而于春梅在这方面更是走在了前面。她不但在平时尽量使用电子文档来代替纸类文稿,而且养成了“一纸多用”的习惯:平时打印过的纸她都会留意随手收集起来,放在一个专门的抽屉里,下次再需要打印时,就可以把这些用过的纸翻过来,利用背面继续打印;需要用草稿纸或便条纸时,她也利用这些纸的空白处来充当,把每张纸都用足用好。不只是打印纸,只要是纸制品,于春梅都会注意节约使用:纸制的文件袋她会反复利用;一次性的纸杯、纸巾她都尽量不用,改用玻璃水杯、毛巾来代替;就是每天的报纸,她也会整整齐齐地理起来,等集多了回收再利用。更为难能可贵的是,于春梅的节约,不仅意在节约资源,还与保护环境结合了起来。一次,她在报纸上读到一则信息:含苯的制品对人体有危害,而且污染环境。于是,“拒绝含苯制品”的理念走进了她的工作中:需要装订文件时,她坚持使用回型针、大头针或订书机,不到万不得已坚决不用含苯的胶水;书写时,她从用钢笔改为用铅笔,这样既可以减少墨水的使用,又可以避免修正液的使用。即使使用圆珠笔、水笔,她也是挑可以更换笔芯的产品,以实现多次使用,因为大量笔杆的抛弃也会给环境造成压力……于春梅身上,这样的节约细节是数不胜数。她真正做到了时时处处做有心人,从一分钱、一张纸、一支笔笔开始,把节约进行到了工作中的每个角落,踏踏实实地从身边做起,从小事做起,为节约国家资源,维护消费者利益默默无闻地贡献着自己的一份力。每当别人夸起她在节约上的用心时,她总是笑着说,“我们要打造节约型社会呀”!

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百优办公衷心希望于春梅成为我们当今社会厉行节约办公人群中的一个缩影:让我们时刻注重树立节约办公的风尚,开办OA信息平台来践行无纸化办公,创造性地设立共享文档来倡导节约用纸;每个员工都有节约用电、节约用水的意识,从没有“长明灯”、“长流水”的现象;每个驾驶员都会历数家珍地说出如何节约用油、节约用车的小窍门……也许正是因为有了这么多自觉从细节处“抠门”的好员工、好公民,企事业单位能从管理出效益,在这个激烈竞争的时代不落后于潮流;社会能到处有绿色,到处有环保,到处有生机。
面向未来,我们要继续发扬这种勤俭节约的优良作风,让节约与文明同行,与规范管理同行,与更辉煌的明天同行!
让我们牢记“微利时代,节约先行”!

作者:100uoa  责任编辑:
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